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Bruxelles

RÈGLEMENT D’ORDRE INTÉRIEUR

Le présent Règlement d’ordre intérieur est édicté par le Conseil d’Administration du BCLAS (A.S.B.L./V.Z.W.).   Il complète et explicite les dispositions légales et les Statuts de l’Association. 

Le Belgian Council for Laboratory Animal Science (BCLAS) A.S.B.L. comprend quatre organes :

-         L’assemblée générale (A.G.)

-         Le conseil d’administration (C.A.)

-         Le Bureau, composé uniquement d’administrateurs. (B.E.)

-         Les groupes de travail. (G.T.)

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Membres effectifs

Les membres effectifs sont des universitaires, des techniciens, des animaliers et toute autre personne qui adhère aux buts de l’association et collabore à leurs réalisations. 

La candidature de tout nouveau membre effectif est introduite par deux membres du conseil d’administration auprès de ce conseil.  Les nouveaux membres effectifs sont élus par l’assemblée générale après un vote à la majorité simple des membres présents ou représentés.  Les abstentions ne comptent pas.

Chaque membre effectif a le droit de désigner par écrit un autre membre effectif, afin de le représenter au sein de l’assemblée générale.  Chaque membre effectif ne peut représenter qu’un seul autre membre effectif.

Membres adhérents

Les membres adhérents se composent de deux catégories : les membres bienfaiteurs et les membres d’honneur.

-         Membres bienfaiteurs : les membres bienfaiteurs peuvent participer à toutes les activités du BCLAS, à l’exception des réunions du conseil d’administration et des votes. 

-         Membres d’honneur : la candidature d’un membre d’honneur est introduite par le Conseil d’administration auprès de l’assemblée générale, qui peut l’élire par vote à la majorité simple des membres présents ou représentés; les abstentions ne comptent pas. 
Les membres d’honneur ne payent pas de cotisation.  Ils peuvent assister, sur invitation, à toutes les réunions des différents organes du BCLAS

Fin de qualité de membre

Confer statuts : articles 6, 6.1 et 6.2. 

-         L’Assemblée Générale est constituée de tous les membres effectifs. 

-         Elle exécute son mandat, conformément à la loi et aux statuts de l’Association.

Sauf stipulations contraires prévues aux statuts et au règlement d’ordre intérieur, les votes se font à main levée et les décisions sont prises à la majorité simple des membres effectifs présents ou représentés.

Les abstentions ne comptent pas. 

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-         Les administrateurs sont élus par l’assemblée générale pour une période de quatre ans par un vote à main levée et à la majorité absolue des membres effectifs présents ou représentés, parmi les candidats qui ont posé leur candidature auprès du Conseil d’Administration au moins huit jours avant la réunion de l’Assemblée Générale.  En cas de litige au sein du Conseil d’administration sur la composition de la liste des candidats administrateurs à présenter par le Conseil d’administration à l’assemblée générale, la liste des candidats à présenter à l’assemblée générale sera établie après un vote secret à la majorité des administrateurs présents ou représentés. 

-         Afin d’assurer une continuité du conseil d’administration, la moitié des membres est démissionnaire tous les deux ans.  La désignation des membres démissionnaires est de la responsabilité du bureau du conseil d’administration. 

-         Le rôle principal du conseil d’administration est d’être stratégique : de par leur personnalité, les membres doivent concourir à faire connaître le BCLAS et à rechercher des soutiens et des adhésions.

-         Les membres du CA sont habilités à formuler des suggestions qui seront étudiées par le Bureau et vice versa. 

-         Le C.A. veille à la bonne observation des statuts.

-         Il a la responsabilité du bon fonctionnement du BCLAS. 

-         Si besoin est, en cours d’année, il accepte ou refuse des modifications budgétaires proposées par le bureau. 

-         Il se réunit selon un calendrier annuel établi en début d’exercice ou sur demande formulée par cinq administrateurs au moins.  Sous peine d’exclusion les membres du Conseil d’administration sont tenus d’assister à au moins 50% des réunions annuelles du Conseil d’administration. 

-         Le mandat des membres du Conseil d’Administration commence le 1^er janvier de l’année qui suit leur élection par l’assemblée générale. En cas de décès ou de démission d’un membre du conseil d’administration avant la fin de son mandat, la première assemblée générale qui suivra cette démission ou ce décès élira un nouveau membre du conseil d’administration qui siègera pour le restant du mandat du membre du conseil qui a démissionné ou qui est décédé.

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Le bureau se compose :

-         du Président du C.A.,

-         des deux Vice-Présidents,

-         du Secrétaire,

-         du Trésorier ou du Secrétaire –Trésorier

-         de tout autre administrateur désigné par le C.A.

Une parité linguistique des membres du bureau est recommandée.

Le bureau est choisi au sein du Conseil d’administration par vote à main levée à la majorité simple des membres présents ou représentés.  Les noms des candidats doivent parvenir à tous les membres du Conseil d’administration au moins quinze jours avant la date du vote.

Pour être en nombre pour voter valablement, au moins 50% des membres du Bureau doivent être présents ou représentés.  Pour ce vote, chaque membre du Bureau ne peut représenter qu’un seul autre membre qui aurait reçu procuration(le vote se fait à la majorité simple).

Les membres du bureau sont ré-éligibles tous les deux ans après le renouvellement par l’assemblée générale de la moitié des membres du conseil.

Tous les 2 ans, lors de la première réunion du conseil suivant l’élection de la moitié de ses membres par l’assemblée générale, aura lieu l’élection des membres du bureau. 

Le bureau se réunit selon un calendrier annuel établi en début d’exercice ou à la demande deux de ses membres.

Le dit plan qui sera diligenté par le bureau contiendra notamment :

-         Les actions à réaliser,

-         Les moyens à mettre en œuvre,

-         Le budget ordinaire (une tolérance de 10% est permise, à défaut de quoi, il faut en référer au C.A.,

-         Le budget extraordinaire (par exemple une action importante et imprévisible).

Le rôle du bureau sera donc :

§        d’informer le Conseil d’administration

§        d’implanter la stratégie

§        de superviser le travail du secrétaire et du trésorier

§        de proposer les diverses activités

Le bureau  peut déléguer certains de ses pouvoirs aux Groupes de Travail (GT). 

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On distingue notamment :

-         Les groupes de travail « Education et formation des Animaliers et des Biotechniciens » néerlandophone et francophone. 

-         Le groupe de travail de l’organisation des Symposiums

-         Le groupe de travail des Animaliers et des Biotechniciens

-         …

Cette liste n’est pas limitative.

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Au cours des réunions des différents organes du BCLAS, les membres s’expriment dans la langue de leur choix.  L’anglais est cependant la langue recommandée.  La langue des rapports de réunion de l4’AG du CA et du bureau exécutif est l’anglais. 

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Le président est l’officier principal du BCLAS et le représente officiellement. 

Le président présidera les réunions de l’assemblée générale, du conseil d’administration et du bureau.

En son absence, un des Vice-Présidents présidera les réunions.

En cas d’absence du Président et des deux Vice-Présidents, un Président sera élu parmi les membres du Conseil d’administration présents.

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Les deux vice-présidents aident le président dans sa tâche, et se répartissent cette tâche selon leurs compétences et intérêts

En cas d’absence du président, un des vice-présidents présidera les réunions. 

Fonction :

-         Exerce son mandat au sein du bureau, du C.A. et de l’A.G.

-         Gère le secrétariat

Tâches :

-         établit et envoie les convocations, les procès-verbaux des réunions du bureau, du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale,

-         reçoit les procurations,

-         transmet, pour information au Commissaires aux Comptes, les divers documents ci avant,

-         tient copie de tous ces documents,

-         veille à l’archivage de ce qui est prévu par la loi sur les A.S.B.L.

-         centralise une copie de toute correspondance d’ordre général adressée par et au BCLAS (A.S.B.L.),

-         rédige les actes relatifs à la nomination des administrateurs, tient à jour la liste des membres effectifs et transmet copie de ces documents au Greffe du Tribunal de Commerce dans les délais impartis, c. à d. dans les 8 jours qui suivent le moment où il en a eu connaissance,

-         établit un calendrier annuel des réunions du bureau, des Conseils d’administration et de l’Assemblée Générale,

-         publie le programme annuel des actions,

-         prépare le rapport annuel à présenter à l’Assemblée Générale, 

-         se charge de tout courrier concernant le secrétariat du BCLAS,

-         garde en stock les fournitures de bureau,

-         prévoit l’approvisionnement en documents administratifs (papier à lettre, enveloppes, formulaires…). 

-         Le secrétaire est responsable du fonctionnement journalier du BCLAS. 

Responsabilités :

-         assurer la bonne exécution de toutes les tâches du secrétariat.

Fonction :

-         exerce son mandat au sein du bureau, du C.A. et de l’A.G.

-         gère les finances du BCLAS.

Tâches :

-         assume le suivi financier

-         prépare le rapport financier à présenter au C.A. et à l’A.G.

-         prépare un projet de budget à présenter au C.A.

-         présente à l’A.G. le budget adopté par le C.A.

-         veille au contrôle des comptes annuels par deux commissaires désignés par l’A.G.

-         transmet le bilan et ses annexes au Greffe du Tribunal de Commerce.

Responsabilités :

-         veille à la bonne exécution de toutes les tâches de comptabilité et de trésorerie.

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